Datenschutzhinweise

Stand: 30. Oktober 2026

Diese Hinweise erklären, wie personenbezogene Daten bei Nutzung von mundisolutions.de, bei Kontaktaufnahme und im freiwilligen KI-Erstgespräch verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Luca Alexandru Munteanu
Mundi Solutions
Endsee 33
91628 Steinsfeld
Deutschland

E-Mail: info@mundisolutions.de
Website: mundisolutions.de

Für Datenschutzanliegen, einen Widerruf oder einen Löschungswunsch erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse. Bitte nennen Sie gegebenenfalls Ihre Ticket-ID, damit wir die Anfrage zuordnen können.

2. Website, Cloudflare und eigener Server

Die öffentlichen Website-Dateien werden über Cloudflare ausgeliefert. Cloudflare übernimmt außerdem DNS, Transportverschlüsselung und Sicherheitsfunktionen. Anbieter ist Cloudflare, Inc., USA. Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, technische Browser- und Verbindungsinformationen verarbeitet. Auch Inhalte von Backend-Anfragen und Antworten werden über die Cloudflare-Infrastruktur übertragen. Die Verbindung zu unserem Backend erfolgt über Cloudflare Tunnel.

Das Backend und die Anfragedaten liegen auf einem selbst betriebenen Ubuntu-Server. Wir verwenden hierfür keinen Cloudflare-R2-Speicher. Zugangsdaten und Gesprächsinhalte sind keine öffentlich abrufbaren Website-Dateien. Der Verwaltungszugang ist passwortgeschützt.

Die Bereitstellung und Absicherung der Website erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im zuverlässigen, sicheren Betrieb und in der Abwehr von Missbrauch. Technische Sicherheitsdaten werden nicht für personalisierte Werbung verwendet. Cloudflare verarbeitet Daten nach seinen jeweiligen Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen; Einzelheiten: Cloudflare-Datenschutzhinweise und Cloudflare-Auftragsverarbeitungsbedingungen.

3. Freiwilliges KI-Erstgespräch mit OpenAI

Sie sprechen im Assistenten mit einer künstlichen Intelligenz, nicht mit einem Menschen. Wir nutzen die OpenAI-API. Dies ist kein privater ChatGPT-Chat und erfordert kein ChatGPT-Konto. Der Assistent erläutert Mundi-Leistungen, erfasst Ihr Vorhaben und bereitet ein Briefing vor. Er trifft keine rechtlich verbindlichen Entscheidungen und bestätigt weder Aufträge noch Termine.

Vor dem Beginn holen wir Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO ein. Die Nutzung ist freiwillig. Alternativ können Sie uns ohne KI-Erstgespräch per E-Mail kontaktieren. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über info@mundisolutions.de widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Für die KI-Verarbeitung werden Ihre jeweilige Nachricht, ein begrenzter Ausschnitt des Gesprächs und bereits erfasste Projektangaben an OpenAI übermittelt. Dazu können auch personenbezogene Angaben gehören, die Sie im Text nennen. Bitte geben Sie keine Passwörter, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten oder andere besonders sensible beziehungsweise fremde vertrauliche Informationen ein.

Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum sehen die OpenAI-Vertragsbedingungen OpenAI Ireland Ltd., Irland, als Vertragspartner vor. Die technische Verarbeitung kann auch durch verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer in anderen Ländern erfolgen. Für diese Anwendung ist keine ausschließlich europäische Verarbeitung eingerichtet.

Nach der offiziellen OpenAI-Dokumentation werden API-Inhalte standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet, sofern der API-Kunde nicht ausdrücklich eine Datenfreigabe aktiviert. Unsere Anfragen setzen store: false. Das ist keine vollständige Abschaltung sämtlicher Anbieterprotokolle: Missbrauchsüberwachungsprotokolle können bei OpenAI standardmäßig bis zu 30 Tage gespeichert werden; gesetzliche und sicherheitsbedingte Ausnahmen bleiben möglich. Eine besondere Zero-Data-Retention-Freigabe ist für diese Anwendung nicht eingerichtet. Weitere Informationen: OpenAI-Datenkontrollen.

4. Gesprächsentwürfe, Briefing und Kontaktanfragen

Nach Ihrer Zustimmung wird das Erstgespräch bereits während der Eingabe auf unserem Server gespeichert, auch wenn Sie es später nicht absenden. Erfasst werden Ihre Nachrichten, die Antworten, Zeitpunkte und die von Ihnen genannten Angaben zu Unternehmen, Vorhaben, bestehenden Lösungen, Leistungen, Zeitrahmen und Projektbudget. Name und E-Mail werden für eine gewünschte Rückmeldung abgefragt; eine Telefonnummer können Sie überspringen. Bei noch offenen Projektangaben können Sie dies entsprechend angeben.

Zum Abschluss können Sie die Zusammenfassung und das Gespräch prüfen. Erst mit der gesonderten Bestätigung „Briefing an Mundi senden“ wird ein Ticket mit Ihren Kontaktdaten, dem Briefing und dem Gespräch angelegt. Wir verwenden diese Informationen zur Vorbereitung und Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen oder einen Vertrag geht, ansonsten Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für die Beantwortung allgemeiner geschäftlicher Anfragen. Ein Widerruf der KI-Einwilligung beseitigt nicht automatisch eine eigenständige Rechtsgrundlage für bereits zur Bearbeitung übermittelte Kontaktanfragen.

Ein Gespräch ist über seine zufällige Kennung und den zugehörigen Zugangsschlüssel im geöffneten Browserfenster erreichbar. Dieser Zugang läuft nach 72 Stunden ab. Der Ablauf des Zugangs allein löscht den gespeicherten Datensatz nicht automatisch. Die aktuelle Anwendung bietet keine automatische Direktbuchung im Google Kalender. Für bestätigte Anfragen ist eine E-Mail-Benachrichtigung an unser geschäftliches Postfach vorgesehen. Bei aktiviertem Mailversand enthält diese Kontaktdaten, Briefing und Gesprächsverlauf; Versand und Empfang erfolgen über iCloud Mail von Apple. Nicht abgesendete Gesprächsentwürfe werden nicht als Ticket-E-Mail versendet.

5. E-Mail über iCloud Mail

Wenn Sie uns eine E-Mail senden, verarbeiten wir Absenderadresse, gegebenenfalls Namen, Inhalt und übermittelte Anhänge zur Bearbeitung. Unser Postfach nutzt iCloud Mail von Apple. Dabei werden E-Mail-Daten auf der Infrastruktur von Apple und dessen Dienstleistern verarbeitet. Die Rechtsgrundlagen entsprechen den unter Kontaktanfragen genannten Zwecken. Bitte beachten Sie, dass normale E-Mails nicht grundsätzlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind. Hinweise von Apple: Apple-Datenschutz.

6. Betriebsstatistik und Missbrauchsschutz

Wir zählen Seitenaufrufe, gestartete Erstgespräche, eingegangene Tickets, KI-Aufrufe, Tokenmengen und technische Fehler beziehungsweise abgefangene unpassende Anfragen. Diese Ereignisse enthalten keine Gesprächsinhalte, Namen oder E-Mail-Adressen und werden nicht zu individuellen Besucherprofilen zusammengeführt. Es handelt sich um Aufrufe und Vorgänge, nicht um eine verlässliche Zahl einzigartiger Besucher. Eigene Aufrufe und technische Tests können enthalten sein. IP-Adressen werden im Backend vorübergehend für Zugriffsbeschränkungen und die Abwehr übermäßiger Anfragen verarbeitet. Cloudflare kann zusätzlich eigene technische Sicherheits- und Nutzungsdaten nach seinen Bedingungen verarbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: unser Interesse an einem sicheren Betrieb und der technischen Auswertung der Nachfrage. Es werden hierfür keine Werbe- oder Analyse-Cookies und keine dauerhaften Besucherkennungen durch unseren Anwendungscode angelegt.

7. Cookies und Speicherung im Browser

Das KI-Erstgespräch hält seine Gesprächskennung im Arbeitsspeicher des geöffneten Browserfensters; unser Anwendungscode speichert sie nicht dauerhaft in Local Storage. Für den geschützten Inhaberbereich sind technisch notwendige Cookies vorgesehen: mundi_csrf zur Absicherung der Anmeldung mit bis zu 15 Minuten Laufzeit und mundi_owner für die Anmeldung mit bis zu acht Stunden Laufzeit. Bei einer Abmeldung wird das Anmelde-Cookie entfernt.

Cloudflare kann bei Sicherheitsprüfungen ebenfalls technisch erforderliche Cookies verwenden, etwa um eine bestandene Prüfung zu erkennen. Details ergeben sich aus den Cloudflare-Cookie-Hinweisen. Soweit Cookies für einen ausdrücklich gewünschten Dienst oder die sichere Übertragung unbedingt erforderlich sind, erfolgt der Zugriff nach § 25 Abs. 2 TDDDG; die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich zusätzlich nach den genannten DSGVO-Rechtsgrundlagen.

8. Bewertungen, externe Links und lokale Medien

Kundenbewertungen mit Namen, Bewertungstext und Sternezahl werden nur mit bestätigter Veröffentlichungsfreigabe angezeigt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine solche Freigabe kann für die Zukunft widerrufen werden. Die Website erfindet keine Kundenbewertungen.

Instagram und die DönerTreff-Referenz sind als gewöhnliche externe Links eingebunden. Erst beim Öffnen eines Links wird die jeweilige Website besucht; dort gelten die Hinweise des jeweiligen Anbieters. Es werden derzeit keine Instagram-Feeds, Karten, Werbepixel oder externen Videoplayer eingebettet. Schriften und die auf dieser Website gezeigten Bilder werden zusammen mit der Website ausgeliefert; es besteht dafür keine externe Google-Fonts-Abfrage.

9. Empfänger und Verarbeitung außerhalb des EWR

Zugriff erhalten der Verantwortliche und die für den Betrieb erforderlichen Dienstleister, insbesondere Cloudflare, OpenAI bei Nutzung des KI-Assistenten und Apple bei E-Mail-Kontakt. Eine Weitergabe an Druckereien oder andere Umsetzungspartner erfolgt nicht automatisch durch den Assistenten, sondern nur, soweit für eine gesondert abgestimmte Leistung erforderlich und rechtlich zulässig.

Bei diesen Dienstleistern ist eine Verarbeitung in den USA und anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums möglich. Die Anbieter beschreiben hierfür unter anderem Angemessenheitsbeschlüsse, soweit die Voraussetzungen vorliegen, sowie EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen. Einzelheiten zu den jeweils anwendbaren Garantien und Unterauftragnehmern finden Sie in den verlinkten Anbieterbedingungen; eine Kopie der für die konkrete Verarbeitung verwendeten Garantien kann beim Verantwortlichen angefragt werden. Eine pauschale Zusage einer ausschließlich deutschen oder europäischen Verarbeitung wird nicht gemacht.

10. Speicherdauer und Sicherungen

Wir speichern personenbezogene Angaben nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Pflichten beziehungsweise die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern. Für aktive Anfragen ist die Dauer der Bearbeitung maßgeblich. Nach Abschluss prüfen wir, welche Angaben noch für die vereinbarte Leistung, geschäftliche Korrespondenz oder Rechtsansprüche erforderlich sind; nicht mehr benötigte Daten sind zu löschen. Kontakt- und Gesprächsdatensätze werden derzeit nicht allein durch Schließen des Browserfensters automatisch gelöscht. Sie können jederzeit eine Prüfung oder Löschung unter info@mundisolutions.de verlangen.

Die Statistik zeigt standardmäßig 30 Tage an; die Anzeigegrenze ist keine automatische Löschfrist der gespeicherten Ereignisse. Technische Protokolle können bei den beteiligten Anbietern nach deren jeweiligen Fristen anfallen. Es besteht keine von uns zugesagte pauschale Nullspeicherung.

Zur Wiederherstellung bei Störungen erstellen wir tägliche Sicherungen auf einer separaten Festplatte. Es werden die neuesten 14 Sicherungen behalten und ältere Sicherungen bei einer erfolgreichen neuen Sicherung ersetzt. Bei regelmäßig erfolgreichem Lauf entspricht dies ungefähr 14 Tagen. Gelöschte Angaben können daher noch bis zur Ersetzung der jeweiligen Sicherung enthalten sein; bei einer Wiederherstellung müssen zuvor umgesetzte Löschungen erneut berücksichtigt werden. Sicherungen dienen nicht der gewöhnlichen weiteren Nutzung der Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für Datensicherheit und Wiederherstellbarkeit.

11. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruch: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir prüfen dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe für die weitere Verarbeitung vorliegen. Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt zunächst eine Nachricht an info@mundisolutions.de; bei berechtigten Zweifeln können wir erforderliche Informationen zur Identitätsprüfung anfordern.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere am Ort Ihres Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

12. Freiwilligkeit und menschliche Entscheidung

Der Besuch der Website verpflichtet Sie nicht zur Eingabe von Projektdaten. Ohne die für eine Rückmeldung erforderlichen Angaben können wir eine Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten. Sie müssen den KI-Assistenten nicht nutzen und können direkt per E-Mail Kontakt aufnehmen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Angebote, Beauftragungen und verbindliche Terminabsprachen werden von einem Menschen bearbeitet.